Acordo de tratamento de dados
1. Partes
Controladora: a empresa titular da conta no Timbre365 que aceitou os termos de uso ("cliente"), identificada pelos dados da conta.
Operadora: Tekton Sistemas (Diego Campos Freire, MEI), CNPJ 65.692.218/0001-08, Rua Capitão Brasil, 280, Antônio Bezerra, Fortaleza/CE, CEP 60356-590 ("Tekton").
2. Objeto
Este acordo regula o tratamento, pela Tekton, dos dados pessoais que o cliente traz ao Timbre365 a partir do Microsoft 365 dele, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD). Em qualquer conflito com os termos de uso sobre dados pessoais, vale este acordo.
3. Dados e titulares
Titulares: funcionários, colaboradores e caixas do diretório do cliente no Microsoft 365 que entram no escopo de sincronização que o cliente escolheu.
| Categoria | Dados |
|---|---|
| Identificação e cargo | Nome, sobrenome, nome de exibição, e-mail, nome de login, cargo, departamento, empresa, escritório, matrícula, tipo de funcionário, idioma |
| Contato | Telefones comercial e celular, endereço do escritório (rua, cidade, estado, CEP, país) |
| Imagem | Foto do perfil no Microsoft 365, quando existe |
| Organização | Grupos de que a pessoa faz parte, atributos de extensão e os campos que o cliente cria ou ajusta no painel |
| Uso da assinatura | Registro de assinatura servida (pessoa, data, tipo de mensagem, versão do Outlook) e cliques em banner de campanha |
O Timbre365 não trata conteúdo de e-mail, e não foi feito para dados sensíveis (art. 5º, II da LGPD). O cliente não deve pôr dados sensíveis em atributos, campos ou imagens das assinaturas.
4. Finalidade e instruções
A Tekton trata esses dados só para sincronizar o diretório, montar a assinatura de cada pessoa, entregá-la no Outlook, mostrar ao cliente o que foi entregue e prestar suporte. As instruções do cliente são a configuração que ele faz no painel (escopo de sincronização, templates, regras, campanhas, quem tem acesso) e o que ele pedir por escrito ao suporte. A Tekton não usa esses dados para nenhum outro fim, nem para treinar modelos, nem para publicidade.
5. Obrigações da Tekton
- Sigilo. Só acessa os dados quem da equipe da Tekton precisa para operar o serviço ou atender um pedido do cliente, com usuário individual, verificação em duas etapas e registro em auditoria. Olhar a conta por dentro exige uma sessão de suporte com motivo e prazo, visível ao cliente.
- Segurança. Mantém as medidas descritas na página de segurança, entre elas o isolamento entre contas, a cifra de segredos e as cópias de segurança fora do servidor.
- Incidente. Ao confirmar um incidente de segurança que envolva dados do cliente, avisa o responsável pela conta por e-mail sem demora, em até 48 horas da confirmação, com o que se sabe até ali: o que aconteceu, quais dados, quantos titulares e o que foi feito. Depois, ajuda o cliente a cumprir o que a LGPD e a ANPD exigem dele.
- Titulares. Ajuda o cliente a responder pedidos de titulares. Pelo próprio painel o cliente consulta o que o Timbre365 tem de cada pessoa e exporta os dados da conta inteira; a correção é feita no Microsoft 365 e chega na sincronização seguinte.
- Suboperadores. Só usa os da seção 7, nas condições de lá.
- Demonstração. Fornece ao cliente, a pedido, as informações necessárias para demonstrar o cumprimento deste acordo.
6. Obrigações do cliente
- Ter base legal para tratar os dados dos funcionários na assinatura de e-mail e informá-los disso.
- Configurar o escopo de sincronização e os templates de modo a tratar só o necessário.
- Manter seguro o registro do app no Entra ID e o segredo dele, e gerir quem acessa o painel.
- Responder aos titulares como controlador, com o apoio da Tekton.
7. Suboperadores
| Suboperador | Para quê | Onde |
|---|---|---|
| Provedor de hospedagem | Servidor da aplicação e do banco de dados | São Paulo, Brasil |
| Cloudflare | Armazenamento das imagens das assinaturas, das exportações e das cópias de segurança (R2) | América do Norte |
| Resend | Envio dos e-mails do sistema, que podem citar nome e e-mail de usuários do painel | Estados Unidos |
| Sentry | Registro de erros técnicos, com o identificador interno e sem nome, e-mail ou conteúdo | Estados Unidos |
A Tekton avisa o responsável pela conta por e-mail com 30 dias de antecedência antes de acrescentar ou trocar um suboperador. O cliente que não concordar pode encerrar a conta nesse prazo, com a exportação dos dados.
8. Transferência internacional
Os suboperadores fora do Brasil oferecem cláusulas contratuais de proteção de dados e controles de segurança compatíveis com a LGPD (art. 33). As fotos usadas na assinatura ficam num endereço público, porque quem recebe o e-mail precisa vê-las.
9. Fim do tratamento
- Pessoa que sai do Microsoft 365 é apagada do Timbre365 em até 30 dias, com a foto.
- Conta encerrada é apagada em 90 dias; conta bloqueada, em 120. Até a exclusão o cliente pode exportar tudo num arquivo ZIP, pelo painel.
- A exclusão apaga todos os dados da conta, as imagens e o acesso ao Microsoft 365. As cópias de segurança são guardadas por até 365 dias, sem edição, e saem quando vencem.
- Ficam com a Tekton, como controladora e por obrigação fiscal, as notas fiscais emitidas para o cliente.
10. Responsabilidade e vigência
Cada parte responde pelo que lhe cabe nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD, com a limitação dos termos de uso onde a lei permitir. Este acordo vale enquanto a Tekton tratar dados do cliente, inclusive depois do fim do contrato, até a exclusão.