Como nasce um modelo de assinatura: do rascunho no editor, onde a tela é a própria assinatura, até a versão publicada que o Outlook insere.
Um template é o modelo da assinatura. Ele é preenchido com os dados de cada pessoa na hora em que o Outlook pede a assinatura.
Fica em Assinaturas › Templates. A lista mostra cada template com a situação (Rascunho, Publicado ou Arquivado), a versão publicada (v1, v2…), para quem vale (toda a empresa ou um estabelecimento) e quem mexeu por último. Clique na linha para abrir o editor.
Todo template tem um rascunho, que é o que você edita, e zero ou mais versões publicadas. Editar o rascunho não muda nada para quem já recebe a assinatura: só Publicar cria uma versão nova, e é a última versão publicada que o Outlook usa. Dá para mexer no rascunho por dias sem afetar ninguém.
Três pontos de partida. O resultado é sempre um rascunho que abre no editor.
Menu ⋯ da linha › Duplicar cria "Nome (cópia)" com o mesmo rascunho. É como se testa uma variação sem mexer no que está publicado: duplica, edita, publica a cópia e troca a regra. Quem administra uma filial e duplica um template corporativo recebe a cópia já no estabelecimento dele.
O centro da tela é a assinatura, no tamanho real. Clique no texto e escreva; arraste o que quiser mover. Linhas e colunas existem por baixo, porque é o que faz a assinatura abrir igual em todo Outlook, mas raramente você pensa nelas.
| Área | O que faz |
|---|---|
| Blocos (esquerda) | O que dá para pôr na assinatura: arraste para o lugar, ou clique para acrescentar à coluna selecionada. Abaixo, os ícones de contato (arraste para dentro de um texto) e os modelos de linha. |
| Barra (topo) | Desfazer e refazer; negrito, itálico, sublinhado, tamanho, cor, link e alinhamento do texto em edição; Inserir: Placeholder, Ícone, Imagem, Condicional. |
| Assinatura (centro) | Aba Editar. Cada célula pontilhada é uma coluna. Passe o mouse num bloco para ver o nome, a alça e a lixeira. Clique numa célula vazia para escrever. |
| Painel da direita | Abre ao selecionar algo: propriedades do bloco, da coluna (largura, espaço interno, alinhamentos, borda à esquerda) ou da linha. A engrenagem abre o padrão do documento (fonte, tamanho, cor, largura). |
| Pré-visualizar | A assinatura de verdade, com os dados de quem está em "Ver como". Desktop, Celular (320 px) e Modo escuro. Ver HTML mostra o código que o Outlook recebe, com Copiar. |
No texto, o dado que o sistema preenche aparece como etiqueta azul ("Nome de exibição", "Cargo"); condição aparece em âmbar ("se houver Celular" … "fim"). Apague a etiqueta como uma letra. No cabeçalho, "Ver como" escolhe a pessoa cujos dados reais entram na pré-visualização; sem escolha, um usuário de exemplo da Filial Recife.
Cada bloco vira um pedaço de tabela HTML, do jeito que o Outlook aceita.
| Bloco | O que faz |
|---|---|
| Texto | Escrito no lugar: formatação, link, placeholders e ícone dentro da frase. |
| Foto do usuário | A foto do Entra ID, em círculo, arredondada ou quadrada. Sem foto, some. |
| Logo do estabelecimento | O logo da filial; sem ele, o da empresa; sem os dois, some. |
| Imagem | Imagem da Biblioteca de mídia (ou URL pública), com tamanho, texto alternativo e link. |
| Redes sociais | Ícones das redes com link, em cinza ou na cor da rede. Item com placeholder vazio some. |
| Botão | Texto com fundo colorido e link. |
| Separador, Espaçador | Linha horizontal; espaço vertical em px. |
| Banner de campanha | O banner da campanha ativa. Sem campanha, some. |
| Disclaimer | Um aviso legal cadastrado em Disclaimers; escolha qual no painel. |
| QR code (vCard) | QR com o contato da pessoa. |
| HTML importado | O que "Importar assinatura" trouxe, sanitizado. |
Solte o bloco onde ele deve ficar; a estrutura se cria sozinha. Errou? Ctrl+Z (Cmd+Z no Mac) desfaz; Ctrl+Shift+Z refaz.
Arraste um bloco da lista da esquerda, ou um bloco já na assinatura pela alça que aparece no canto dele ao passar o mouse. Enquanto arrasta, uma linha azul mostra onde ele vai cair:
Passe o mouse no número da linha, à esquerda: aparece a alça. Arraste a linha para cima ou para baixo.
Tudo o que tem tamanho se puxa com o mouse. O número exato continua no painel da direita.
Passe o mouse na divisa entre duas colunas: o cursor vira uma seta dupla. Arraste; uma coluna cresce e a outra encolhe, e os dois números aparecem em cima. A soma nunca muda, porque é a largura do documento. Mínimo de 24 px por coluna.
Clique no bloco: aparece um quadradinho azul no canto inferior direito. Arraste; a proporção fica travada (segure Shift para soltar). A imagem não passa da largura da coluna.
Clique numa célula para selecionar a coluna. A barrinha azul em cima dela tem: alinhar ao topo, ao meio ou à base (resolve "o logo fica mais alto que o texto" sem espaçador); alinhar à esquerda, centro ou direita; a borda à esquerda (a linha vertical entre o logo e o texto; a cor fica no painel da direita); e a largura em px.
Com um bloco selecionado e nenhum texto em edição: Delete apaga o bloco; Esc tira a seleção. Dentro de um texto, Ctrl+Z desfaz a digitação; fora dele, desfaz a última mudança na assinatura (um arraste, uma largura, um bloco apagado).
Nada vai para o servidor sem você mandar. Testar é um e-mail para você mesmo.
O botão Salvar (ou Ctrl+S) grava o rascunho; até lá o cabeçalho mostra Alterações não salvas. Se o documento estiver inválido (uma coluna maior que a linha, um placeholder mal fechado), a faixa vermelha diz o que está errado, o rascunho não é gravado e Publicar fica desabilitado até corrigir. Publicar e Enviar teste salvam o rascunho antes, sozinhos.
Volta ao último rascunho salvo, depois de confirmar. Se se arrepender, Ctrl+Z traz as alterações de volta. Fechar a aba ou sair da tela com alteração pendente pede confirmação.
Renderiza a assinatura para a pessoa escolhida em "Ver como" (ou para você, se o seu e-mail estiver no diretório) e envia para o seu e-mail do painel, com o HTML no corpo. Abra no Outlook e confira antes de publicar.
Publicar é uma decisão. Cada publicação vira uma versão que não muda mais.
Cria a versão seguinte (v1, v2…) com o rascunho atual e um texto opcional dizendo o que mudou. A partir desse momento, quem tem uma regra apontando para o template recebe a versão nova na próxima vez que escrever um e-mail. Versão publicada nunca muda: para corrigir, edite o rascunho e publique de novo.
O botão abre o histórico: cada versão com data, autor e o que mudou, e o preview de qualquer uma delas com os dados do "Ver como" atual. A marcada como atual é a que está no ar.
Arquivar tira o template da lista e das regras: quem recebia por ele passa a cair na regra seguinte. Arquivado não se edita; duplique para continuar a partir dele. Apagar (menu ⋯ da lista) remove o template e as versões; o sistema recusa se alguma regra ainda apontar para ele.
O recurso desta tela na matriz é "Templates". Ele respeita o escopo por estabelecimento de quem entra.
| Ação na tela | Permissão | Perfis de fábrica que a têm |
|---|---|---|
| Abrir a lista e o editor, ver o preview, ver versões, enviar teste para mim | Templates: Ver | Administrador, Marketing, Leitura |
| Novo template, Galeria, Duplicar, Importar assinatura | Templates: Criar | Administrador, Marketing |
| Editar o rascunho, Publicar, Arquivar | Templates: Editar | Administrador, Marketing |
| Apagar | Templates: Apagar | Administrador, Marketing |
Quem tem escopo em um ou mais estabelecimentos vê os templates deles e os corporativos; os corporativos aparecem com o selo somente leitura. Cria e edita só templates dos estabelecimentos dele, e no "Ver como" só encontra pessoas do seu escopo.