Por que a sua assinatura de e-mail aparece sozinha, o que fazer se algum dado estiver errado e o que o add-in vê (e não vê) dos seus e-mails.
Quando você abre um e-mail novo, responde ou encaminha, a assinatura padronizada da empresa entra no fim da mensagem.
Você não precisa configurar nada. A empresa implantou no seu Outlook um complemento (add-in) que monta a assinatura com os seus dados do cadastro corporativo: nome, cargo, telefone, foto e o endereço da sua unidade. Mudou o cargo no cadastro? A assinatura muda no próximo e-mail.
Na faixa de opções do e-mail novo há o botão Minha assinatura. Ele abre um painel lateral com a assinatura que a empresa definiu para você, a informação Sincronizado há X min (quando os seus dados foram lidos do cadastro pela última vez) e o botão Atualizar. Não é preciso abrir esse painel para a assinatura entrar no e-mail.
A assinatura mostra o que está no cadastro corporativo. Quem corrige é quem cuida do cadastro, ou você mesmo, se a empresa ligou o portal do funcionário.
| O que está errado | A quem pedir |
|---|---|
| Nome, cargo, departamento, telefone, celular | Ao RH ou ao TI, que atualizam o seu cadastro no Microsoft 365. A assinatura acompanha em geral dentro de uma hora. |
| Foto | Ao TI: a foto vem do seu perfil corporativo. Sem foto no perfil, a assinatura sai sem foto. |
| Endereço ou telefone da unidade | Ao TI ou ao marketing: é o cadastro do estabelecimento, igual para todo mundo da unidade. Se você aparece com a unidade errada, o TI corrige o vínculo. |
| Texto, logo, cores, aviso legal | Ao marketing: é o modelo da assinatura, igual para todos que recebem o mesmo modelo. |
| Nenhuma assinatura aparece | Ao TI. O painel Minha assinatura diz o motivo, como "Nenhuma assinatura definida para você" ou "Assinatura suspensa". |
Depende da configuração da empresa. Se estiver liberado, você pode alterar o texto no corpo do e-mail antes de enviar. Se não estiver, a assinatura é fixa e a assinatura que você tinha configurado no Outlook deixa de ser inserida, para não sair duas.
O add-in insere texto; ele não lê a sua correspondência.
Cada vez que você abre um e-mail novo, o add-in envia ao servidor da empresa apenas: quem você é (a sua identidade Microsoft), se o e-mail é novo, resposta, encaminhamento ou convite, qual caixa está no campo "De" (para caixas compartilhadas), qual Outlook você usa e a versão do add-in. Com isso o servidor devolve a assinatura pronta.